Melhoria da gestão de estoques de um hospital particular em Brasília utilizando o sistema de um dispensário eletrônico
Tipo de documento
Resumo
Descrição
Resumo publicado no Jornal de Assistência Farmacêutica e Farmacoeconomia (JAFF)
Fonte
JAFF
Ano de publicação
2023
Referência (Vancouver)
Simoni TD, Neres WF, Santos FS, Fernandes JVS. Melhoria da gestão de estoques de um hospital particular em Brasília utilizando o sistema de um dispensário eletrônico. J Assist Farmac Farmacoecon. 2023;8(Suppl 2).
Improving Inventory Management in a Private Hospital in Brasília Using an Electronic Dispensing System
Document type
Abstract
Description
Abstract published in the Journal of Pharmaceutical Care and Pharmacoeconomics (JAFF)
Source
JAFF
Publication year
2023
Reference (Vancouver)
Simoni TD, Neres WF, Santos FS, Fernandes JVS. Melhoria da gestão de estoques de um hospital particular em Brasília utilizando o sistema de um dispensário eletrônico. J Assist Farmac Farmacoecon. 2023;8(Suppl 2).
Introdução: Nos últimos 30 anos, os serviços de farmácia hospitalar têm passado por transformações. Tradicionalmente, os hospitais possuem farmácias satélites disponíveis para a dispensação de medicamentos e materiais nos setores de internação. Atualmente, é possível a substituição dessas farmácias por um dispensário eletrônico (como o Pyxis®) que possui um sistema automatizado, e que tem como principal objetivo a dispensação de medicamentos e materiais de forma segura e eficaz. Esses dispensários também auxiliam de forma expressiva na gestão de estoques (validades, registros precisos de inventários e de sobreposição), contribuindo para uma melhor gestão dos recursos financeiros relacionados ao uso de medicamentos e materiais. Objetivo: Demonstrar como os registros do dispensário contribuíram no delineamento de ações efetivas e assertivas para melhoria da gestão de redução de gastos na instituição. Material e Método: Foram coletados os dados do sistema rede da Griffols (fabricante do Pyxis®), através de relatórios já pré-definidos no site. Com isso, foi desenvolvido um indicador para o acompanhamento mensal detalhado das movimentações de inventários e sobreposições (retirada de medicamentos de urgência por ordem verbal) nos dispensários eletrônicos do hospital. Resultados: Ao analisar a média por semestre dos dados dos inventários realizados nos dispensários eletrônicos do hospital entre os anos de 2021 e 2022, é possível observar a redução significativa a cada semestre desse valor (23%, 30%, 28%, respectivamente), diminuindo de R$67.962,89 (1° semestre de 2021) para R$26.249,17 (2° semestre de 2022). Esses resultados estão diretamente relacionados com a conscientização da equipe multidisciplinar sobre a importância do uso correto do equipamento durante as retiradas, reposição e organização. Discussão e Conclusões: Como plano de ação foi feito um treinamento de reciclagem e sensibilização com todas as equipes envolvidas, e reorganização dos itens nos dispensários para que fosse evitado a retirada sem a cobrança. Já no 1° semestre de 2023, foi identificado um aumento de 27% (de R$26.249,17 para R$33.315,69) no valor dos inventários dos dispensários. Ao fazer uma análise crítica e compartilhar o aumento não esperado com a gestão da equipe assistencial foi identificado que esse aumento está relacionado a itens dos kits de medicamentos que a equipe não desejava utilizar, mas que não era possível o cancelamento individual. Como plano de ação foi feito uma análise em conjunto com a Griffols e identificado a possibilidade de cancelamento de item a item. Essa ação foi concluída em julho de 2023, e sua efetividade será avaliada no próximo indicador. A utilização dos dados através dos registros precisos de inventários que são gerados no Pyxis® reduziu o tempo de identificação de uma variação significativa e não satisfatória/não esperada, e possibilitou o desenvolvimento de ações corretivas, preventivas e de melhorias de forma mais ágil.
O registro foi originalmente publicado em português. A versão em inglês foi traduzida com o apoio de inteligência artificial.
Abstract
Introduction: Over the past 30 years, hospital pharmacy services have undergone significant transformations. Traditionally, hospitals have relied on satellite pharmacies for the dispensation of medications and materials within the inpatient sectors. Today, there is a trend towards replacing these traditional setups with automated dispensing cabinets, such as the Pyxis®, which aim to dispense medications and materials safely and efficiently. These dispensing cabinets also play a crucial role in inventory management, facilitating precise tracking of stock expirations and inventory discrepancies. This, in turn, contributes to better financial resource management related to medication and material usage. Objective: This study aims to demonstrate how the records from automated dispensing cabinets have contributed to designing effective and targeted actions for improving cost management within the institution. Materials and Methods: Data from the Griffols network system (manufacturer of Pyxis®) were collected using predefined reports available on their website. An indicator was developed to monitor detailed monthly inventory movements and discrepancies (e.g., urgent medication withdrawals by verbal order) within the hospital's automated dispensing cabinets. Results: Analysis of the average inventory values per semester from 2021 to 2022 revealed a significant reduction each semester (23%, 30%, 28%, respectively), decreasing from R$67,962.89 (1st semester of 2021) to R$26,249.17 (2nd semester of 2022). These results directly correlate with increased awareness among the multidisciplinary team regarding the correct use of the equipment during withdrawals, replenishments, and organization. Discussion and Conclusions: As part of the action plan, retraining and awareness sessions were conducted with all involved teams, alongside a reorganization of items within the dispensing cabinets to prevent unauthorized withdrawals. However, in the 1st semester of 2023, there was a 27% increase (from R$26,249.17 to R$33,315.69) in the inventory value of the dispensing cabinets. Upon critical analysis and sharing of this unexpected increase with the clinical management team, it was identified that the rise was due to unwanted items included in medication kits, which could not be individually canceled.
As a corrective measure, a joint analysis with Griffols identified the possibility of individually canceling unwanted items, a process completed by July 2023. The effectiveness of this action will be evaluated in the next performance indicator. Utilizing precise inventory data generated by Pyxis® expedited the identification of significant and unexpected variations, enabling swift development of corrective, preventive, and improvement actions.
