Resumo
Introdução: O recebimento é uma das etapas mais importantes do armazenamento, pois representa a fronteira de responsabilidade sobre a guarda do bem adquirido. Nesta etapa é realizada a conferência da conformidade dos medicamentos entregues quanto às especificações, quantidade e possíveis alterações no produto que possam comprometer a qualidade do medicamento e a proteção do trabalhador. A adoção de normas e procedimentos administrativos em todas as etapas do processo, acompanhada de adequados instrumentos (formulários específicos), são imprescindíveis para orientar o controle dos medicamentos. A gestão de não conformidades no recebimento de medicamentos é uma ferramenta para prevenção de falhas, que quando não identificadas podem impactar diretamente na segurança do paciente ou inviabilizar sua assistência. Objetivo: Identificar e avaliar não conformidades no recebimento de medicamentos na Unidade de Abastecimento Farmacêutico do Hospital das Clínicas da Universidade Federal de Pernambuco, como base para estabelecer ações preventivas e/ou corretivas neste processo. Metodologia: Trata-se de um estudo descritivo transversal, realizado no período de fevereiro a julho de 2018 na Unidade de Abastecimento Farmacêutico do Hospital das Clínicas de Pernambuco, utilizando como instrumento de coleta de informações o Formulário de Avaliação do Recebimento de Medicamentos padronizado na instituição, utilizado na conferência dos produtos com a nota fiscal e empenho. Os dados foram registrados em banco de dados eletrônico, a partir do qual, as não conformidades foram quantificadas e submetidas à análise estatística descritiva. Resultados: Foram analisados 524 itens recebidos dos quais 77 (14,7%) apresentaram 1 ou mais não conformidades. As não conformidades tiveram a seguinte distribuição: valor total da nota (n=2, 2%), valor total do empenho (n=5, 5%), forma farmacêutica (n=1, 1%), lote (n=12, 13%), validade (n=55, 57%), fabricante/marca(n=10, 10%), quantidade (n=4, 4%), integridade das embalagens/produtos (n=2, 2%), temperatura (n=1,1%), valor unitário da nota/empenho (n=5, 5%). A média de tempo da emissão do empenho à entrega do produto foi de 25 dias, mediana de 18 dias, desvio padrão de 25 dias. Conclusão: Ao analisar o processo de recebimento de medicamentos e os resultados obtidos nesse trabalho, foi possível observar que as principais não conformidades apresentadas foram referentes a validade e lote (57% e 13%), o que pode gerar prejuízos na rastreabilidade do medicamento quando não devidamente identificadas. Seguidos pela divergência do fabricante/marca (10%). Ademais, a média de tempo da emissão do empenho ao fornecedor e a entrega do produto foi dia 25 dias, enquanto o estabelecido nas atas de registro de preço da instituição é de 15 dias. Alguns fatores contribuem para falhas no processo de recebimento: área física abaixo das especificações estabelecidas pela legislação, dificultando a conferência de notas fiscais com grande número de volumes, falta de qualificação dos fornecedores de medicamentos da instituição e a formalização de requisitos para as entregas, além da falta de monitoramento do desempenho dos fornecedores.
