Estratégias de controle de validade de medicamentos adotadas no Setor de Farmácia Hospitalar de um Hospital Universitário da Paraíba
Tipo de documento
Resumo
Descrição
Resumo publicado no Jornal de Assistência Farmacêutica e Farmacoeconomia (JAFF)
Fonte
JAFF
Ano de publicação
2022
Referência (Vancouver)
Neta MCA, Costa ILF, Dias JMF, Leite FC. Estratégias de controle de validade de medicamentos adotadas no Setor de Farmácia Hospitalar de um Hospital Universitário da Paraíba. J Assist Farmac Farmacoecon. 2022;1(Suppl 2).
Strategies for Medication Expiry Control Adopted in the Hospital Pharmacy Sector of a University Hospital in Paraíba
Document type
Abstract
Description
Abstract published in the Journal of Pharmaceutical Care and Pharmacoeconomics (JAFF)
Source
JAFF
Publication year
2022
Reference (Vancouver)
Neta MCA, Costa ILF, Dias JMF, Leite FC. Estratégias de controle de validade de medicamentos adotadas no Setor de Farmácia Hospitalar de um Hospital Universitário da Paraíba. J Assist Farmac Farmacoecon. 2022;1(Suppl 2).
Introdução: O monitoramento das validades é um procedimento no qual se previne perdas de medicamentos, gerando possíveis permutas ou doações. Um dos grandes desafios enfrentados por hospitais é que os medicamentos são altamente perecíveis. Neste contexto, há a necessidade de uma atenção especial quanto ao controle de validade, o qual auxilia na obtenção de um adequado controle de estoque de medicamentos, garantindo a disponibilidade de estoque suficiente para suprir a demanda e redução de custos. Objetivos: Descrever e avaliar o impacto da implantação de estratégias para monitoramento de validade de medicamentos no Setor de Farmácia Hospitalar de um Hospital Universitário da Paraíba. Métodos: Trata-se de um estudo descritivo com abordagem qualitativa das estratégias adotadas para monitoramento da validade de medicamentos, avaliando o impacto sobre a perda financeira de medicamentos durante os meses de março 2021 a março 2022. Diante da dificuldade de monitoramento eletrônico via sistema de dispensação de medicamentos, foi instituída uma Equipe de Validade, constituída por 2 farmacêuticos e 2 técnicos em farmácia, os quais produziram uma Planilha Excel, que foi alimentada a partir de inventário de todas as validades dos medicamentos estocados e atualizada a cada aquisição de novo lote de medicamento. A planilha foi organizada por cores e os medicamentos divididos por Trimestre, sendo sinalizados de acordo com legenda de cores específicas. Mensalmente houve a sinalização física com adesivos vermelhos dos medicamentos que iriam vencer no próximo trimestre, e trimestralmente foi avaliado o quantitativo de cada medicamento que iria vencer, considerando o Consumo Médio Mensal e submetido os quantitativos viáveis a doações ou permutas com outras instituições de saúde. Ao final de cada mês foi avaliada a perda financeira de medicamentos por validade. Resultados e Discussão: As estratégias proporcionaram uma prevenção de perdas de medicamentos por validade através de permutas e doações, além de auxiliar no controle de estoque, permitindo a aquisição prévia de medicamentos, evitando a falta destes. A média financeira de perdas com medicamentos foi de R$9.679,525 durante os meses de março 2021 a março 2022, esta comparando-se com a meta instituída para perdas de medicamentos, foi observado que se encontra no limite dos parâmetros, visto que é considerado 3% do custo total de aquisição com medicamentos (R$360.000). Observou-se que no mês de junho 2021 houve a maior perda financeira com medicamentos (R$49.055,44), o que pode ser explicado devido dificuldade em realizar permutas com outras instituições de saúde. Foi observado que as doações de medicamentos são mais aceitáveis do que a realização de permutas. Conclusão: As estratégias foram eficazes, considerando o auxílio no controle de estoque, evitando falta de medicamentos e desperdício, porém se faz necessário novas ferramentas que possam permitir um manejo de maior eficácia para o controle de validade.
Notas
O registro foi originalmente publicado em português. A versão em inglês foi traduzida com o apoio de inteligência artificial.
Abstract
Introduction: Monitoring expiration dates is a procedure aimed at preventing medication losses by facilitating exchanges or donations. One of the major challenges faced by hospitals is the perishable nature of medications. In this context, there is a critical need for careful expiration date control to ensure adequate medication stock management, thereby guaranteeing sufficient availability to meet demand and reducing costs. Objectives: To describe and evaluate the impact of implementing strategies for monitoring medication expiration dates in the Pharmacy Department of a University Hospital in Paraíba. Methods: This is a descriptive study with a qualitative approach to assess the strategies adopted for monitoring medication expiration dates, evaluating their impact on financial losses due to medication expiration from March 2021 to March 2022. Given the difficulty in electronic monitoring through the medication dispensing system, a Expiry Monitoring Team was established, consisting of 2 pharmacists and 2 pharmacy technicians. They developed an Excel spreadsheet that was updated with the inventory of all medication expiration dates and revised with each new batch acquisition. The spreadsheet was color-coded, dividing medications by quarter and flagged according to specific color codes. Monthly, medications nearing expiration in the next quarter were physically marked with red stickers, and quarterly evaluations assessed the quantity of each medication nearing expiration. Based on the Average Monthly Consumption, viable quantities were considered for donations or exchanges with other health institutions. Monthly financial losses due to expired medications were evaluated. Results and Discussion: The strategies prevented medication losses due to expiration through exchanges and donations, while assisting in inventory control to preemptively acquire medications and avoid shortages. The average financial loss due to medication expiration was R$9,679.525 during the study period, comparing closely with the set target for medication losses, which is considered to be 3% of the total medication acquisition cost (R$360,000). The highest financial loss occurred in June 2021 (R$49,055.44), possibly due to difficulties in executing exchanges with other health institutions. It was observed that donations of medications were more readily accepted than exchanges. Conclusion: The strategies proved effective in aiding inventory control, preventing medication shortages, and reducing waste. However, there is a need for new tools to enhance expiration date management efficiency further.
Notes
The record was originally published in Portuguese. The English version was translated with the support of artificial intelligence.
